Si le principe du flex office remonte à plusieurs décennies déjà, la crise sanitaire a fortement accentué le phénomène. Les espaces de travail flexibles étaient en effet la réponse idéale à la nouvelle problématique rencontrée par les employeurs : télétravail et distanciation sociale.
C’est le monde du travail qui a changé. Salariés moins présents, respect des gestes barrières, visioconférence, les chefs d’entreprise ont dû repenser l’aménagement des surfaces de leurs bureaux. Afin de relever ce nouveau défi, une nouvelle tendance s’est dégagée chez les promoteurs, celle des centres d’affaires modulables.
Espaces de travail flexibles et flexibilité au travail, définition
Le travail flexible désigne deux notions, somme toutes complémentaires :
- L’introduction du travail hybride pour les salariés (travail à distance et en présentiel).
- La mise en place d’espaces de bureaux flexibles dans l’entreprise.
La crise sanitaire liée au Covid-19 et les périodes de confinement ont contraint les employeurs à revoir leur fonctionnement. Le travail à distance est devenu nécessaire pour une partie de leurs employés. Les salariés ont alors travaillé depuis chez eux.
Résultat, des locaux inoccupés devenus trop spacieux, engendrant un coût inutile pour l’entreprise. Et une nécessité de réaménager les espaces pour permettre aux salariés d’y évoluer en toute sécurité sanitaire une fois revenus.
Un mal pour un bien, car finalement, employés et employeurs ont profité de cette petite révolution professionnelle :
- Les bureaux deviennent plus conviviaux et l’on y travaille en s’y sentant bien. Il a été prouvé que le bien-être des salariés est renforcé et les performances augmentées.
- Les surfaces sont optimisées, ce qui est bénéfique à la société, qui peut réaliser des économies.
Quant aux modes de travail, ils ont évolué. L’équilibre vie professionnelle-vie familiale est une nouvelle variable intégrée par les entreprises, car il est de plus en plus réclamé par les salariés.
Les horaires de présence au bureau s’éloignent du formalisme et des 9 h-17 h ou 18 h classiques. Ils sont aménagés pour répondre aux besoins des employés. En découlent un sentiment de valorisation et une plus grande motivation.
Les fondamentaux des espaces de travail flexibles
Chaque employeur est libre de mettre en place le lieu de travail de ses salariés comme il le souhaite, et cette notion d’ouverture et de liberté est l’un des atouts de la flexibilité au travail.
C’est une véritable politique de management et les réaménagements doivent se faire en harmonie avec leur culture d’entreprise. Il doit être adapté aux besoins de chaque salarié.
Ce qu’un espace de travail flexible comporte généralement
Si la mise en place d’un tel espace reste à la discrétion de chaque entreprise, il y a néanmoins une base identique à toute réorganisation. Les espaces de bureaux flexibles se composent :
- De postes de travail respectant le besoin d’intimité de chacun.
- De salles de réunion.
- D’un lieu de travail collectif.
- D’une salle de visioconférence.
Le développement du flex office passe par un équilibre entre private spaces et open spaces.
Des aménagements supplémentaires optimiseront le confort et la productivité du personnel.
Il est nécessaire que la réorganisation s’adapte aux besoins de chacun et réponde à ses attentes. Il est important de tenir compte de l’élément confort, en offrant notamment aux salariés :
- Un accès facilité à leurs outils de travail.
- Une connectique suffisante à chaque poste : prises pour le chargement des appareils, connectique Ethernet.
- Un maillage wifi de bonne qualité pour disposer d’une très bonne connexion où que l’on se trouve.
- Des espaces conviviaux (coin café, cantine) permettant de se détendre et d'échanger entre collègues.
- Plusieurs configurations leur permettant d’être à l’aise. C’est-à-dire, par exemple, s’installer à un poste de travail isolé pour se concentrer. Mais aussi sur un coin de table avec les collègues, sur un banc avec l’ordinateur portable sur les genoux ou même debout.
- Le cadre. C’est un élément important à considérer. Les couleurs des murs, le design du mobilier, une belle luminosité auront un impact sur l’humeur de vos collaborateurs.
Aménager des espaces de travail flexibles dans votre entreprise
Pour passer au flexible, anticipation et préparation sont impératives. Tant du point de vue spatial et matériel, qu’au niveau psychologique. En effet, au-delà de la transformation d’espaces de travail, il est question d’une modification du mode de fonctionnement de chacun. Cela doit se faire sans heurts, en recueillant l’adhésion de l’ensemble des parties concernées.
Comment envisager l’immobilier d’entreprise autour de ce nouveau mode de travail ?
La pandémie a été une situation totalement inédite obligeant les entreprises à se confronter à l’inconnu. Elles ont pris conscience de la réelle nécessité à faire preuve d’une grande flexibilité.
Les salariés, quant à eux, ont de nouvelles attentes en termes de qualité de travail. Ils ont pris goût au travail à distance. Tout en éprouvant toujours le besoin d’appartenir au groupe-entreprise et se retrouver au sein de celle-ci.
Pour les chefs d’entreprise, ce changement de paradigme induit de revoir leur stratégie immobilière en optimisant les surfaces disponibles. Comme, d’ailleurs, une nouvelle répartition et la réorganisation du temps de travail.
Mais finalement, ils y trouvent de nouveaux avantages :
- Une grande souplesse.
- Un meilleur contrôle des coûts comme des dépenses.
- Un meilleur engagement des collaborateurs et le développement d’une culture de collaboration flexible.
- Une image de marque forte, à laquelle sont sensibles les futurs candidats à l’embauche.
- Et bien sûr des économies et une nouvelle compétence, celle de l’optimisation des surfaces.
Les promoteurs immobiliers l’ont bien compris. La demande augmente chaque année, tant au niveau de l’espace de coworking que de l’espace de travail modulable au sein des entreprises. La flexibilité au travail est devenue la norme.
En réponse à cette demande, un nombre croissant de centres d’affaires sortent de terre selon ce modèle. Ils sont souples, autant que le sont les modes de location, pratiques et agréables. Les entreprises peuvent louer la surface exacte dont elles ont besoin, quand elles le souhaitent. À la journée, à la semaine, au mois. Le monde professionnel a évolué. Les espaces de travail s’adaptent à l’humain et non le contraire. Avec l’hybrid working, tout le monde est gagnant !
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