Il y a plusieurs raisons qui peuvent pousser un entrepreneur à envisager l’aménagement de ses locaux d’entreprise. Ce peut être, bien sûr, l’acquisition de nouveaux locaux, qu’il convient de préparer pour l’installation de la société. Mais également une rénovation ou encore, un changement de mode de fonctionnement.
Concernant ce dernier point, nous pensons notamment à la nouvelle tendance qui se profile depuis quelques années, poussant les entrepreneurs à repenser les espaces de travail pour coller aux nouvelles habitudes post-pandémie. Ainsi, en matière de bureaux professionnels, le flex office a de beaux jours devant lui !
Aménager ses locaux nécessite beaucoup de réflexion et d’anticipation. Voici les 7 étapes clés résumées ici, afin de bien préparer l’aventure que cela représente, tant pour vous que pour vos salariés.
Étape n° 1 : l’état des lieux
La première des choses à faire avant d’aménager ou rénover vos locaux est d’effectuer un état des lieux.
En parlant d’état des lieux, nous entendons une évaluation physique détaillée des locaux, la plus objective possible. Il vous faudra notamment :
- Relever l’état des sols, murs et plafond ;
- Prendre note de l’ergonomie et la luminosité actuelles ;
- Faire l’inventaire du mobilier et des équipements existants ;
- Identifier les besoins en raccordement et connectique (électricité et communication/internet) ;
- Identifier et localiser les canalisations d’eau existantes afin d’en tenir compte pour vos futurs aménagements ;
- Relever les besoins de mise aux normes éventuelles.
D’un point de vue organisationnel, c’est également à cette étape que vous ferez le point sur vos ressources humaines, l’organisation et le management prévus.
Cela vous permettra d’établir une liste des besoins.
Étape n° 2 : le recueil des besoins de chacun
En parallèle, recueillir les besoins de chacun de vos collaborateurs est préférable, afin qu’ils vous fassent part de leurs besoins, désirs, aspirations concernant leur lieu de travail. Leur regard et leur avis sont précieux, car ce sont eux qui fonctionnent plus ou moins bien dans les lieux. Ils vous apporteront un point de vue différent du vôtre.
Recueillir leur propre analyse et leurs desiderata permettra d’établir une synthèse des besoins en travaux d’aménagement de vos locaux d’entreprise.
Étape n° 3 : recensement des dispositifs techniques
Suite aux étapes précédentes, la faisabilité des dispositifs techniques et la définition de leur emplacement peuvent commencer à émerger.
Avant de réaliser des travaux dans vos futurs locaux, il est nécessaire à ce stade d’avoir une idée précise des dispositifs techniques à mettre en place, à tous les niveaux.
Cela signifie étudier l’électrification pour chaque poste de travail et chaque zone (salle de réunion, espaces collectifs) afin d’offrir à chaque salarié un nombre suffisant de prises pour ses appareils. La mise en place de prises Ethernet sera également envisagée le cas échéant. Ou une couverture Wifi parfaite dans l’ensemble des locaux. Le chauffage et la climatisation devront être définis à ce stade.
Mais il vous faudra également anticiper sur la mise en conformité de vos locaux. Vous tiendrez compte pour cela des recommandations de l’inspection du travail, de la médecine du travail et devrez vous plier aux exigences de la législation ERP (établissements recevant du public) s’il y a lieu.
Le nombre d’issues de secours, de toilettes et de dispositifs de lutte contre les incendies est également à définir. Cela se fera en fonction de la capacité d’accueil de vos salariés.
Enfin, pour les espaces requérant un point d’eau, vous tiendrez compte de votre état des lieux afin de vous situer près d’un accès et une évacuation existants. Dans le cas contraire, vous devrez prévoir un système de relevage.
Étape n° 4 : la définition de l’ambiance
Lors de l’aménagement d’un local professionnel ou sa rénovation, il est essentiel de définir une ambiance.
Celle-ci détermine l’image de marque de la société et donc, le message que vous souhaitez faire passer auprès de vos clients, visiteurs ou partenaires. Elle participera à améliorer le confort et le bien-être de vos salariés. Et aura une répercussion sur leur productivité et leur créativité et peut les inciter à être fidèles à votre entreprise. Et jouera même un rôle dans votre recrutement de nouveaux talents.
Selon l’activité de votre entreprise, la configuration envisagée et les besoins et souhaits de vos collaborateurs, vous pourrez vous diriger vers l’ambiance la plus adaptée.
Cela peut être un style plutôt design, industriel, recyclé, art…
Si votre aménagement de bureau a pour objet de créer un open space, ce sera le moment de voir si vous souhaitez vous diriger vers un style comme à la maison.
Étape n° 5 : l’élaboration du space planning en 2D et 3D
Il est temps d’envisager des espaces de travail tendant vers la perfection. Le space planning, appelé parfois aussi art de l’équilibre, est une technique datant des années 1990. Elle consiste à envisager l’aménagement de locaux en termes d’optimisation de l’espace comme de la productivité. Plus récemment, la notion a englobé le fait d’aménager les espaces au mieux pour le bien-être des salariés, nous y revoilà !
Rien de mieux pour ce faire que d’avoir une vue anticipée la plus précise possible des lieux après les travaux de rénovation.
Avec les moyens actuels, cette étape sera effectuée en élaborant des plans en 2D et 3D, ce qui permettra de visualiser véritablement le résultat final, presque en conditions réelles. De plus, cela permettra de le modifier à l’envi jusqu’à la configuration idéale souhaitée pour le nouvel espace de travail.
Étape n° 6 : le cahier des charges
Étape contractuelle incontournable dans votre projet d’aménagement de vos locaux professionnels, le cahier des charges. Il va vous permettre d’identifier les objectifs et les contraintes de votre projet et de communiquer vos attentes et besoins aux architectes d’intérieur.
C’est également le cahier des charges, ou CDC, qui déterminera le rôle de tous les acteurs présents sur le projet. Les démarches administratives incontournables y sont également consignées. Il sera à la base du bon déroulement des travaux à effectuer.
Ce document doit donc vous permettre de présenter votre entreprise, vos valeurs, vos besoins et vos envies, préalablement identifiés. Il contiendra également des plans et des photos du lieu dans son état actuel.
Étape n° 7 : la réalisation des travaux
L’ultime étape de votre préparation consistera à faire réaliser des travaux dans vos futurs locaux.
Durant les différentes étapes décrites ici, il est fortement conseillé de recourir à des professionnels. Space planners, architectes d’intérieur bien sûr. Mais également des conseillers en matière de sécurité, de bien-être au travail et de législation.
Vous faire accompagner d’un maître d’œuvre la réalisation de l’aménagement de vos locaux d’entreprise sera le meilleur des choix pour vous. En effet, ce professionnel gérera à votre place le choix des professionnels qui interviendront comme leur planning d’intervention. Ce qui vous permettra de vous concentrer sur le cœur de votre métier qui est le management de votre société.
La dernière étape; qui consistera à vous installer dans les locaux se déroulera ainsi certainement bien plus sereinement. Vous pourrez ouvrir une nouvelle page de la vie de l’entreprise dans des conditions optimales.
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