Vous allez installer votre activité dans de nouveaux bureaux professionnels ? C’est une étape importante pour votre entreprise. Le confort autant que la productivité de vos collaborateurs en dépendent. Par ailleurs, vous devrez vous conformer à différentes réglementations.
Pour que tout se déroule au mieux, l’anticipation et la réflexion en amont sont de mise. Voici 8 précieux conseils pour l’aménagement de vos bureaux professionnels.
Repérez la configuration des locaux et les impératifs dans le domaine de la sécurité et du droit du travail
Vos locaux professionnels doivent répondre à la réglementation, tant en ce qui concerne la sécurité incendie que celle du personnel, ainsi que son bien-être. S’ils sont ouverts au public, ils doivent également être conformes aux règles de sécurité ERP (Établissement Recevant du Public).
Avant toute chose, prenez donc quelques repères dans vos futurs bureaux. Où se trouvent les points d’eau ? Les sanitaires sont-ils à refaire ? Leur nombre est-il suffisant ? Les dimensions des ouvertures et leur nombre sont-ils conformes à la législation ?
Penchez-vous également sur l’isolation et la régulation thermique de vos locaux. Le respect des directives de la RE2020 est indispensable.
Déterminez vos besoins et ceux de vos collaborateurs
Le préalable à tout aménagement de bureau professionnel est une réflexion approfondie sur les besoins. Ceux liés à l’activité exercée et ceux exprimés par vos salariés. Donc, à vos crayons ! Consultez chacun et prenez des notes.
Considérer sérieusement cette étape présente plusieurs avantages. D’une part, en impliquant vos équipes, elles se sentiront valorisées et plus motivées. D’autre part, vous aurez un paysage plus précis de leurs attentes et leur point de vue peut se révéler très précieux.
C’est leur lieu de travail, ce sont donc les plus à même de connaître leurs besoins et le type d’aménagement nécessaire. Prendre en compte leur avis est donc primordial.
Tenez compte du temps de présence au bureau
Comment s’organise-t-on au sein de votre structure ? Il convient d’analyser le temps réellement passé dans les bureaux par chacun.
Le télétravail et le nomadisme deviennent de plus en plus la norme. Cela signifie que les salariés se trouvent éventuellement assez peu dans les locaux. Et rarement ensemble. Il est de ce fait peut-être important de réfléchir en profondeur à la surface réellement nécessaire.
Dans ce cas, vous pouvez envisager le bureau partagé et privilégier l’open space. Une part importante sera consacrée aux salles de réunion. Elles devront pouvoir accueillir l’ensemble de vos équipes lorsque c’est nécessaire, mais également de plus petits cercles, pour des regroupements plus informels.
Le flex office, la clé de l’efficacité dans les entreprises
Le flex office est pratiquement devenu la norme dans les locaux professionnels. Par définition plus flexible, il s’adapte aux évolutions au sein de l’entreprise. Il rend plus aisée la modification des postes de travail de chacun en fonction des besoins.
Le flex office ou bureau modulable comporte plusieurs avantages. Outre le fait qu’il est modifiable facilement, afin de suivre l’évolution des activités, il permet également plus de fluidité et de convivialité.
Pour un aménagement réussi, il convient alors de doser finement espace de travail partagé et bureau semi-fermé ou fermé. Cela, afin de permettre au salarié qui en éprouve le besoin de s’isoler afin de pouvoir se concentrer sur une tâche.
Ne pas sous-évaluer l’importance des espaces conviviaux
La cantine, le coin machine à café et les lieux de détente sont à considérer avec sérieux. Ce sont des lieux de détente indispensables. Cela, quels que soient l’organisation d’une entreprise et le nombre de salariés présents sur site. Aménager un espace agréable et convivial pour vos collaborateurs boostera leur productivité en améliorant leur bien-être.
Fréquemment lieu d’échanges professionnels informels, vous veillerez à son aménagement. Le coin détente doit également permettre de se ressourcer, de se reposer mentalement et d’effectuer une coupure.
Côté aménagement, optez pour des tables et sièges de différentes catégories et même la possibilité de s’installer avec un ordinateur portable.
Prévoyez une connectique et un accès au réseau internet de qualité
Tous les postes de travail doivent être équipés soigneusement, afin de pouvoir connecter l’ensemble des appareils nécessaires à l’exécution des tâches. Ayant recueilli les attentes de vos collaborateurs, vous ne rencontrerez normalement pas de difficulté à installer ce dont ils ont besoin.
L’ensemble de l’espace doit être couvert par un réseau internet ou intranet suffisant et de qualité, afin que chacun puisse travailler correctement où qu’il se trouve.
Bien sûr, les prises de courant doivent également être présentes en quantité suffisante pour permettre l’alimentation de l’ensemble des outils bureautiques et de communication. Depuis le PC et ses périphériques jusqu’à l’imprimante, en passant par le Smartphone notamment.
Choisissez un mobilier aussi mobile que pratique
Le mobilier de bureau le plus fonctionnel sera léger et modulable. Chacun pourra ainsi se l’approprier en fonction de ses besoins et de ses activités. Les conditions de travail en seront facilitées.
Dans les espaces collectifs, pensez à installer des bancs, des tables et des chaises sur lesquels chacun pourra s’installer au gré de ses envies. Pensez également à ceux qui souhaitent travailler en station debout. Pour cela, vous pourrez installer des tablettes en hauteur, sur lesquelles ils pourront poser leur ordinateur portable. Et vous ne négligerez pas les prises de courant.
Un dernier point, l’ambiance
Rien de plus personnel et subjectif que le style et la déco ! Néanmoins, ils devront faire consensus afin de générer une ambiance correspondant à tous. Et c’est une étape incontournable de l’aménagement de bureau professionnel, qu’il est important de soigner.
La décoration est aussi importante pour ceux qui travaillent que pour les clients et visiteurs que vous recevez. Elle contribue à installer une ambiance et définit l’identité de votre société.
Ambiance feng shui ou scandinave, classique, moderne ou encore art déco, elle sera choisie en fonction de vos goûts et ceux de vos collaborateurs. Mais elle a un message à passer auprès de l’extérieur d’une part, et doit permettre de s’y sentir bien d’autre part. Par exemple, des coloris gais sans être agressifs participent à introduire une atmosphère énergique et dynamique, mais détendue.
Aménagement d’un bureau : n’hésitez pas à vous faire accompagner
Afin de concevoir le space-planning le plus adapté à votre entreprise, vous pouvez vous faire aider par un aménageur de bureau. Ce spécialiste vous sera d’un grand conseil et vous aidera à résoudre certaines problématiques liées aux contraintes d’espace par exemple.
Si vous êtes encore à la recherche de vos bureaux professionnels, parlez-en avec nous ! Opale, promoteur immobilier leader sur l’île de La Réunion, est en mesure d’apporter des solutions à votre recherche. Sachez que vous pouvez bénéficier d’un accompagnement dans l’aménagement, justement !
